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Trámites Académico – Administrativos

Trámites académicos

La Secretaría Académica de la UFBI se encarga de los procesos relacionados con la programación de actividades del calendario académico; además, organiza y procesa la matrícula de los estudiantes.  En este sentido, también  abarca los trámites de reservas de matrículas, retiros de curso y/o semestre, justificación de inasistencias, y coordina la programación de la evaluación médica anual.

Los docentes y los estudiantes de la UFBI pueden acudir a esta área para recibir asesoría acerca de la gestión de los Espacios Virtuales para el Aprendizaje (EVA), sobre todo, respecto al monitoreo del registro de calificaciones.

Para información sobre matrícula e inicio de clases para el periodo 2020 II, consulta el documento: Actividades académicas para el 2020 II, el cual, contiene  también información importante sobre trámites de Reincorporación, Reserva de matrícula, Reinicio, y otros.

 

Trámites y Requisitos

Matrícula

Matrícula Ordinaria

Es aquella que se lleva a cabo en las fechas establecidas por el Consejo Universitario.

  • Requisitos:
    a.  Pagar los derechos correspondientes.
    b. Contar con un seguro médico contra accidentes y el seguro de renta estudiantil.

Matrícula Extemporánea

En cada semestre, la matrícula extemporánea se realiza hasta una semana después de finalizada la matrícula ordinaria establecida por UFBI. Las fechas de matrícula extemporánea se envían por correo institucional al estudiante.
La matrícula procederá solo en los turnos y grupos que se encuentren disponibles, luego del proceso de matrícula regular.

 

Reserva, retiros, reinicio, reincorporaciones, renuncia

Reserva de matrícula

La reserva de matrícula formaliza que el estudiante deja de estudiar un semestre académico.

  • Alcance: Dirigido a estudiantes  que no desean estudiar en el Semestre Académico vigente.
  • Consideraciones:
    a. Antes de iniciar el trámite, el estudiante debe verificar en Secretaría Académica si corresponde su tramitación.
    b. El estudiante no matriculado puede efectuar el trámite antes de la fecha del cierre de matrícula extemporánea.
    c. Su renovación, debidamente sustentada, no excederá de un (1) año o dos (2) semestres consecutivos o alternos.

Importante:
Llenar el formulario de trámites académico–administrativos y enviarlo a Secretaría Académica de la UFBI.
Nota: Después de 15 días hábiles de realizado el trámite, deberá acercarse a caja de la UPCH a cancelar por el derecho de trámite de reserva de matrícula.

Renuncia de vacante

Lo solicitan aquellos estudiantes que desean retirarse definitivamente de la universidad, pues renuncian a la vacante de su carrera.

Retiro de cursos

El retiro de curso es el trámite que le permite al estudiante matriculado, en el semestre vigente, solicitar retirarse de uno o más cursos.
Consideraciones:
a. El trámite debe ser efectuado desde la segunda semana de clases hasta culminar la semana de exámenes parciales.
Las fechas se publican y precisan oportunamente vía correo institucional.
b. No procede el retiro de cursos que se encuentran inhabilitados por inasistencia (IPI).
c. A partir de la aprobación del retiro de curso, se procederá a la anulación del o los cursos de la base de matrícula del semestre.
d. El trámite de retiro de curso puede proceder de manera total, parcial y/o no proceder.
e. El alumno deberá seguir asistiendo a sus clases con normalidad hasta que Secretaría Académica de la UFBI le confirme el retiro de curso vía correo institucional.

Retiro de semestre

Es el trámite que le permite al estudiante matriculado dejar de estudiar en el semestre vigente.

  • Alcance: Dirigido a estudiantes que desean retirarse del semestre vigente en el cual se encuentran estudiando.
  • Consideraciones:
    a. El trámite debe ser solicitado hasta culminar la semana de exámenes parciales.
    b. No procede devolución de pagos efectuado.
    c. A partir del retiro de semestre, se procederá al retiro de la base de estudiantes matriculados del semestre. Desde esta fecha, se efectuará la anulación de los recibos emitidos.
    d. Si el estudiante que está matriculado deja de asistir sin realizar el trámite respectivo, acumulará deuda de pensiones y será desaprobado por exceder el número máximo de inasistencias injustificadas.

Reinicio

Es el trámite que permite a los estudiantes habilitar su matrícula para el semestre vigente, dirigido para los alumnos que solicitaron el trámite de reserva de matrícula en el periodo académico.

Reincorporaciones

Es el trámite que permite a los estudiantes habilitar su matrícula para el semestre vigente.

  • Alcance: Dirigido a los estudiantes que han descontinuado sus estudios por uno o más semestres académicos y no efectuaron trámite de Reserva de Matrícula.
  • Consideraciones:
    a. Este trámite se inicia aproximadamente un mes antes del proceso de matrícula del semestre en el que el estudiante desea retomar sus estudios.
    b. El estudiante, al reincorporarse, se adecuará al plan curricular vigente.
    c. El estudiante que solicite su reincorporación después de tres (3) años consecutivos o más debe aprobar una evaluación a cargo de la Facultad correspondiente.
  • Importante:
    Llenar el formulario de trámites académico–administrativos y enviarlo a Secretaría Académica de la UFBI.

Justificaciones

Justificación de Inasistencias: Exámenes parciales, clases y otros

Para el trámite de justificaciones de inasistencia se debe llenar el Formulario para justificación de inasistencia.

  • Alcance: Las inasistencias por razones de fuerza mayor pueden justificarse con los documentos sustentatorios correspondientes, entregados a la Secretaría Académica de la UFBI, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de reincorporarse. La respuesta se comunicará al estudiante dentro de los tres (03) días hábiles siguientes.

Otros trámites

Constancias de estudio y/o matrícula

Certificado de estudios parciales

  • Requisitos:
    a. Llenar el FUT (Formulario para uso de trámites)
    b. Dos fotos tamaño carné
    c. Fotocopia del DNI legible en tamaño A5
    d. Recibo de pago por  derecho del trámite

Promedio Ponderado y/u Orden de Mérito

Sellado de sílabos

Descarga tu formularios

Descarga el formulario que necesites:

Formulario para uso de trámites,  este formulario sirve para que efectúes diversos trámites. Si tienes consultas escribe al correo: ufbi.secretaria.academica@oficinas-upch.pe

Formulario para justificación de inasistencia, si tienes consultas escribe al correo: ufbi.secretaria.academica@oficinas-upch.pe

PROGRAMA DE EVALUACIÓN MÉDICA ANUAL (PEMA)

Conjunto de exámenes que la Clínica Médica Cayetano Heredia S.A. realiza a los estudiantes de la Universidad Peruana Cayetano Heredia, este programa incluye:

a.   Examen clínico
b.   Examen odontológico
c.   Exámenes de laboratorio (hemograma,  grupo y RH, glucosa, PPD)
d.   Radiografía de tórax
e.   Inmunizaciones: Hepatitis B y tétanos
f.   Examen psicológico de personalidad y descarte de patología (a partir de la segunda evaluación)

En este programa el estudiante cuenta también con los siguientes beneficios adicionales:

I. Consulta Médica  en Medicina General durante el año académico (no incluye emergencias médicas, accidentes, medicamentos y terapias)
II. Profilaxis en caso de viraje de PPD
III. Emisión de certificados médicos para la sustentación de dispensas académicas

Consideraciones Generales:

  • El PEMA es uno de los requisitos indispensables para la matrícula.
  • El monto a pagar para el primer año es cargado a la boleta  después que el estudiante ha pasado el examen.
  • Los omisos deben pagar en la caja de la Clínica Médica Cayetano Heredia:
    1.     Para la primera vez el 20% del costo total del PEMA.
    2.     Para la segunda vez el 40% del costo total del PEMA.

De la Convalidación de Evaluación Médica emitida por servicios externos a la Clínica Médica Cayetano Heredia

  • La convalidación puede ser de la totalidad del PEMA o de la radiografía de tórax en el caso que el estudiante cuente con una radiografía tomada dentro de los 03 meses previos a la fecha de su PEMA.
  • Los estudiantes que solicitan la convalidación total del PEMA, no pagan el derecho por la misma, siempre y cuando presenten todos los documentos requeridos en el plazo establecido.
  • El estudiante debe presentar  a la secretaría académica una solicitud de convalidación del PEMA (Formulario para convalidación de PEMA), con un plazo de 7 días posteriores a la publicación del cronograma.
  • Solo serán convalidados evaluaciones médicas realizadas en establecimientos de salud del MINSA, ESSALUD, o de clínicas particulares.

Preguntas frecuentes

Sobre Matrículas, Registros y Reingresos

¿Qué es matrícula regular?

Es el proceso de inscripción en los cursos correspondientes a cada ciclo académico, cuyas fechas están establecidas por el Consejo Universitario.

¿Qué es una matrícula extemporánea?

Es el proceso que ocurre tras el fin del periodo de la matrícula regular. Si el estudiante no se ha matriculado en las fechas establecidas (matrícula regular), tiene hasta cinco días calendarios más para cumplir con los mismos requisitos del proceso de matrícula. Sin embargo, se deberá considerar el pago de una penalidad por ser una  matrícula extemporánea.

¿Qué es la matrícula extraordinaria?

Es el proceso que le permite al estudiante matricularse aún en un ciclo académico, a pesar de haber culminado los plazos de la matrícula regular y la extemporánea. Se puede solicitar hasta cinco días después de la fecha de la matrícula extemporánea y se debes acreditar un motivo de fuerza mayor mediante documentos probatorios, los cuales serán evaluados por el Comité Técnico.

¿Cuándo se puede solicitar una reserva de matrícula?

Cuando se necesita posponer un periodo académico inmediato. El trámite se solicita a la Secretaría Académica (ufbi.secretaria.academica@oficinas-upch.pe), antes de la fecha de cierre de matrícula extemporánea (Ver Calendario Académico).

¿Cuándo se puede solicitar el reinicio de los estudios?

El estudiante tiene como máximo hasta un mes antes del inicio de la matrícula regular. Siempre y cuando haya solicitado la reserva de matrícula en el semestre inmediato anterior. Si la reserva corresponde a ciclos anteriores, el trámite se denomina reincorporación.

El reinicio de los estudios se solicita a  la Secretaria Académica (ufbi.secretaria.academica@oficinas-upch.pe), mediante el formulario respectivo (Formulario para uso de trámites).

¿Quién puede solicitar su Reincorporación a la Universidad?

  • El que no se matriculó en el ciclo académico que le correspondió y no solicitó su reserva de matrícula.
  • El que solicitó reserva de matrícula, pero no continuó sus estudios en el ciclo inmediato posterior a la reserva. Para mayor información, ver Título III, Capítulo 5, Art. 27 del Reglamento de Matrícula

La reincorporación debe ser solicitada a la Secretaría Académica de la UFBI (ufbi.secretaria.academica@oficinas-upch.pe) en el formulario respectivo (Formulario para uso de trámites).

¿Qué aspectos se deben considerar si se tramita el retiro del semestre?

Es necesario considerar que este trámite es definitivo, es decir, el estudiante no podrá estudiar ningún curso en los que se había matriculado. El requisito es no tener deudas de ningún tipo con la Universidad. La solicitud debe ser entregada a la Secretaria Académica de la UFBI (ufbi.secretaria.academica@oficinas-upch.pe) mediante el formulario respectivo (Formulario para uso de trámites).

Sobre Cursos, Convalidaciones y Notas

¿Qué implica el Retiro de uno o más cursos?

Los estudiantes pueden acceder al retiro voluntario de uno o más cursos, siempre que no exceda el 50% del período de duración del curso. El retiro de uno o más cursos modifica el monto de pago al que el estudiante se ha comprometido. La solicitud debe ser entregada a la Secretaria Académica de la UFBI (ufbi.secretaria.academica@oficinas-upch.pe),  presentando el FUT respectivo, (Formulario para uso de trámites).

¿Cuándo se solicita un reconocimiento de cursos?

Cuando el estudiante toma la decisión de cambiarse de carrera puede solicitar el reconocimiento de los cursos aprobados en la UPCH, siempre y cuando sean los mismos cursos dentro del plan de estudio de la carrera a la que cursa el estudiante. Los reconocimientos se resuelven en cada Facultad, esta tiene la potestad de decidir el reconocimiento del curso mediante un examen de suficiencia académica.

¿Cuándo se solicita una convalidación de curso?

Una convalidación de curso se solicita cuando se desea convalidar los cursos que hayan sido aprobados por los estudiantes en otras universidades nacionales o extranjeras, centros de estudios superiores o con rango universitario. Las convalidaciones se resuelven en cada Facultad y podrán ser solicitadas antes del inicio de cada ciclo.

¿Dónde se solicita la convalidación de los estudios de inglés?

Todo lo relacionado al idioma inglés, la información y los trámites se realizan en el Centro de Idiomas de la UPCH, ubicado en la sede Central, campus Norte.
Tl. 319-0000 || anexo 201224
Email: idiomas@oficinas-upch.pe

¿Dónde se solicita la justificación por inasistencia a clases?

Las inasistencias por razones de salud y de fuerza mayor pueden justificarse con los documentos sustentatorios correspondientes. El Formulario para Justificación de Inasistencias (Formulario para justificación de inasistencia) debe ser entregado a la Secretaría Académica de la UFBI, (ufbi.secretaria.academica@oficinas-upch.pe)

¿Dónde pueden visualizar sus calificaciones los estudiantes?

Los estudiantes pueden ver sus calificaciones a través del Entorno Virtual para el Aprendizaje (EVA).

¿Qué se debe hacer en caso de ocurrir algún inconveniente para acceder al EVA?

Se debe enviar un correo a ufbi.secretaria.academica@oficinas-upch.pe con copia a upch.virtual@oficinas-upch.pe. Se debe describir el problema que se presenta y se recomienda adjuntar una captura de pantalla como evidencia.

¿A quién debe consultarle el estudiante la cantidad de inasistencias que presenta en un curso?

El estudiante puede solicitar esta información al coordinador de cada curso.

Otros Trámites

¿Cuáles documentos se presentan para tramitar una Constancia de Matrícula o Estudio?

Se deben presentar los siguientes documentos: FUT (Formulario para uso de trámites) de trámites académicos, constancia de no adeudar, constancia de biblioteca, y el recibo de pago por el trámite (este tiene una duración de diez días hábiles, a partir de recibido el documento).

¿Qué se debe hacer en caso de pérdida del carné universitario?

Se puede solicitar el duplicado del carné universitario presentando lo siguiente: el FUT en original y copia (Formulario para uso de trámites), denuncia policial por pérdida o robo, recibo de pago por el derecho de trámite (este tiene una duración de 3 meses).

¿Qué se debe hacer en caso de pérdida de la tarjeta de identificación?

El estudiante puede solicitar un duplicado de su tarjeta de identificación presentando lo siguiente: el FUT  (Formulario para uso de trámites) y el recibo de pago por el derecho de trámite (este tiene una duración de 7 días hábiles).

¿Qué es el PEMA y cuáles son las evaluaciones médicas?

Es el Programa de Evaluación Médica Anual (PEMA) que está conformado por un conjunto de exámenes que la Clínica Médica Cayetano Heredia S.A. realiza a los estudiantes de la Universidad Peruana Cayetano Heredia. Incluye lo siguiente: Examen clínico, examen odontológico, exámenes de laboratorio (hemograma, grupo y Rh, glucosa, PPD1), radiografía de tórax, inmunizaciones: Hepatitis B y tétanos.

¿Se puede convalidar el PEMA?

Sí, se puede convalidar presentando el formato de convalidación en Secretaría Académica. Se debe adjuntar los resultados de los informes médicos solicitados en el formato (Formulario para Convalidación de PEMA).

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